Whistleblow Software

schnell | einfach | unkompliziert

Das anonyme und digitale Hinweisgebersystem
zum Schutz Ihres Unternehmens

Nach EU-Richtlinie und deutschem Gesetz verpflichtend:
Das Hinweisgebersystem

Gemäß der Hinweisgeberrichtlinie 2019/1937 der Europäischen Union (Whistleblower-Richtlinie) sowie dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz, soll es Mitarbeitenden und anderen Interessensgruppen ermöglicht werden, Missstände oder Gesetzesverstöße zu melden – ganz ohne Angst vor Folgen. 

Demnach sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, ein solches Hinweisgebersystem (sog. Whistleblower System) einzurichten.

Mit der SoftTec Whistleblow Software sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite! Erfahren Sie, wie Sie Hinweise entgegen nehmen, bearbeiten und auf Wunsch anonym kommunizieren. Das Gesetz zu erfüllen war noch nie so einfach!

Einfaches Handhabung mit Dashboard für alle Kennzahlen, Statistiken und Überblick der Oberfläche der Whistleblow Software Hinweisgeberschutzsystem nach EU Verordnung, DSGVO konform von SoftTec

Konform mit ISO 37002 (Standard für Hinweisgebersysteme)

Onlinebasierte Oberfläche als Internetseite für Whistleblow Software Hinweisgeberschutzsystem nach EU Verordnung, DSGVO konform von SoftTec

Immer wieder erkennen Mitarbeitende oder andere Stakeholder Missstände in Unternehmen, wie z.B. Diskriminierung am Arbeitsplatz, Betrug oder Wettbewerbsverstöße und wissen dann nicht, an wen sie sich wenden sollen bzw. ob sie diese Fälle überhaupt melden. Ein Grund ist die Unwissenheit darüber, wer als richtige Ansprechperson fungiert. Eine weitere Ursache ist die Angst vor Konsequenzen und die Hürde, Probleme offen anzusprechen.

Um Personen zu ermutigen auf Missstände hinzuweisen, hat die EU die Richtlinie 2019/1937 in die Wege geleitet. Deutschland greift diese nun auf und verabschiedet das HinSchG. Es verpflichtet ein Hinweisgeber-System zur Verfügung zu stellen.

Mit dem Whistleblower System von SoftTec erhalten Sie eine günstige, digitale Cloud-Lösung. Sichern Sie sich noch heute ab.

Für wen ist ein Hinweisgebersystem verpflichtend?

Unternehmen ab

50

Städte, Kommunen ab

10.000

Unternehmen im

öffentl. Sektor

Vorteile von SoftTec Whistleblow

Simple Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis

Server in Deutschland
100% DSGVO-konform

Cloud-Lösung
Direkt einsatzbereit

Anonymität der Hinweisgebenden

Vermeidung von finanziellen Einbußen

Funktionen & Highlights
der Whistleblow Cloud-Lösung

Cloud-Lösung
SoftTec Whistleblow ist eine Cloud-Lösung und erfordert keine Installation. Starten Sie direkt mit dem Hinweisgebersystem.
Anonymität
Die hinweisgebende Person erhält einen Benutzernamen und wählt ein Passwort. Nach Hinweisgabe kann sie über das Postfach anonym kommunizieren oder wählt aktiv die Option, ihre Daten anzugeben.
Schutz der Identität
Hinweisgebende Personen und Dritte, die in der Meldung erwähnt werden, werden so anonymisiert, dass es nach außen nicht nachvollziehbar ist, um welche Personen es sich handelt.
Zugänglichkeit
SoftTec Whistleblow ist online über eine URL erreichbar und somit von allen Geräten einfach abrufbar. Den Link teilen Sie z.B. via Mail, in Ihrem Intranet oder erstellen ein QR-Code, welchen Sie öffentlich machen.
Mehrsprachigkeit
SoftTec Whistleblow ist mehrsprachig verfügbar. So können Hinweise ohne Sprachbarriere gemeldet und bearbeitet werden.
Meldungen
Hinweise werden i.d.R. schriftlich eingereicht. Zudem können Sie Fotos, Videos oder Sprachnachrichten hochladen.
Zugriffsrechte verwalten
Übertragen Sie die Zugriffsrechte an externe Bearbeiter:innen. So kann bspw. ein:e Anwalt:in oder Volljurist:in den Fall bearbeiten.
Kategorien
Hinweise können verschiedenen Kategorien zugewiesen werden.
Benachrichtigungen
Sie werden automatisch über alle Änderungen via E-Mail informiert.
Fristen
SoftTec Whistleblow erinnert Sie an offene Aufgaben bzw. Fristen via Mail.
Dashboard
Übersichtliche Anzeige über alle Hinweise, (ungelesene) Nachrichten und vieles mehr.
Checklisten
Checklisten bzw. Arbeitsabläufe, die man bis zur Lösung abarbeiten und mit verschiedenen Status versehen kann.
Unbegrenzte Nutzer und Nutzerinnen
Fügen Sie Ihrem System unbegrenzt viele Teammitglieder und Nutzende hinzu.
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Der Ablauf: So funktioniert es

1. Vorfall

Fehlverhalten bzw. Missstand wird beobachtet: z.B. Mobbing, Korruption, Diskriminierung, etc.

2. Meldung

Die hinweisgebende Person meldet den Vorfall über das Whistleblow System. Dann erhält sie ein anonymes Postfach inklusive Zugangsdaten. Fotos, Sprachnachrichten und weitere Dateien können mit hochgeladen werden.

3. Eingang

Die verschlüsselte Meldung geht bei einer bzw. einem Compliance Mitarbeitenden ein. Innerhalb von 7 Tagen erhält die hinweisgebende Person eine Eingangsbestätigung.

4. Bearbeitung

Erstprüfung durch eine:n Compliance Mitarbeitenden und anonymer Dialog mit der hinweisgebenden Person. Rückmeldung über das weitere Vorgehen innerhalb von drei Monaten.

5. Entscheidung

Der hinweisgebenden Person wird ein Entscheidungsvorschlag zu den Maßnahmen unterbreitet und sie wird über das weitere Vorgehen informiert.

6. Abschluss

Rückmeldung an die hinweisgebende Person und DSGVO-konforme Dokumentation.

Warum nur ein digitales Meldesystem
sinnvoll ist:

Ombudsperson
  • Nicht rund um die Uhr erreichbar und verfügbar
  • Kostenintensiv
  • Automatisierte Speicherung der Kommunikation ist nicht gewährleistet
  • Wechselseitige Kommunikation ist schwierig und nicht zu 100% anonymisierbar
Kummerkasten
  • Nicht rund um die Uhr erreichbar bzw. keine Reaktion
  • Kostenintensiv und zeitaufwendig
  • Automatisierte Speicherung der Kommunikation ist nicht gewährleistet
  • Wechselseitige Kommunikation ist schwierig und nicht zu 100% anonymisierbar
Telefon
  • Theoretisch rund um die Uhr erreichbar und verfügbar
  • Kostenintensiv und zeitaufwendig
  • Automatisierte Speicherung der Kommunikation ist nicht gewährleistet
  • Wechselseitige Kommunikation ist schwierig und nicht zu 100% anonymisierbar
E-Mail
  • Rund um die Uhr erreichbar und verfügbar
  • Relativ kostengünstig
  • Automatisierte Speicherung der Kommunikation ist nicht immer gewährleistet
  • Wechselseitige Kommunikation ist schwierig und nicht zu 100% anonymisierbar
SoftTec Whistleblow
  • Rund um die Uhr erreichbar und verfügbar
  • Kostengünstig und unkompliziert
  • Automatisierte Speicherung der Kommunikation ist gewährleistet
  • Wechselseitige Kommunikation ist möglich und zu 100% anonymisierbar
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Weitere Fakten

25%

der betroffenen dt. Unternehmen bezifferten den finanziellen Schaden durch Missstände mit mehr als 100.000 EUR

>1/3

der befragten Unternehmen waren mindestens ein Mal von Missständen betroffen

40%

der befragten dt. Unternehmen konnten durch digitales Hinweisgebersystem 80% d. finanziellen Schadens aufdecken

Quelle: Studie „Whistleblowing Report 2021“ EQS / FH Graubünden, 1.239 befragte Unternehmen in 4 Ländern.

Was ist hinweisgebenden Personen besonders wichtig?

Vertraulichkeit
der Daten
0%
Schutz vor
Belästigung
0%
Schutz vor
Lohnminderung
0%

Quelle: Europäische Kommission auf der Grundlage einer Umfrage von ICF Consulting Services Limited.

Kostenlose Test-Version

Sie haben Interesse? Kontaktieren Sie uns.
Nach einer 30-tägigen kostenlosen Testphase entscheiden Sie, ob Sie die Whistleblow Software weiternutzen möchten.

Preis

0
€ / monatlich

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis:
Preis unabhängig von Mitarbeitenden-Anzahl

Eigene Fallbearbeitung und Erstellung von Status-Dokumenten

Kinderleicht das Gesetz erfüllen:
Von uns erhalten Sie nötige digitale Infrastruktur

Kontaktieren Sie uns!

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UNTERNEHMEN

SoftTec GmbH
Hindelanger Str. 35
87527 Sonthofen

Telefon: +49 (0) 8321 / 6749 0
E-Mail: info@softtec.de
Website: www.softtec.de

Whistleblower Software HinweisgeberschutzgesetzEU DSGVO konform von SoftTec GmbH Sonthofen

Whistleblower Software: Die EU legt Wert auf Transparenz und Schutz mit einem Hinweisgeberschutzgesetz Software

In den letzten Jahren hat die EU eine klare Botschaft an Unternehmen übermittelt: Whistleblower sind ein unverzichtbarer Bestandteil eines ethischen und transparenten Geschäftsumfelds. Das "Whistleblower Richtlinie EU" stellt sicher, dass die mutigen Individuen, die Fehlverhalten aufdecken, geschützt werden und dass ihre Enthüllungen ernst genommen werden.

Whistleblower Software Hinweisgeberschutzgesetz der EU für Firmen und Mitarbeiter DSGVO konform

Hinweisgeberschutzgesetz und Whistleblower Software Gesetz Deutschland

Deutschland hat mit dem Hinweisgeberschutzgesetz auf die Whistleblower Richtlinie der EU reagiert. Dieses Gesetz bildet den rechtlichen Rahmen für den Schutz von Whistleblowern in Deutschland und sorgt dafür, dass Unternehmen die nötigen Maßnahmen treffen, um die Meldung von Missständen zu erleichtern und die Hinweisgeber zu schützen.

Das Hinweisgebersystem: Mehr als nur eine cloudbasierte Software

Ein effizientes Whistleblower System ist nicht nur eine Softwarelösung. Es handelt sich dabei um ein Gesamtkonzept, das es ermöglicht, Hinweise entgegenzunehmen, zu bearbeiten und dabei die Anonymität des Hinweisgebers zu wahren.

Beschwerdeverfahren lksg: Ein sicherer Kanal für Whistleblower

Das Beschwerdeverfahren lksg stellt sicher, dass Whistleblower ihre Bedenken ohne Angst vor Vergeltung äußern können. Es bietet einen sicheren und strukturierten Kanal, durch den Hinweise effektiv und vertraulich behandelt werden.

Warum jede Firma eine Whistleblower Software benötigt

In Anbetracht der EU-Vorgaben und des Hinweisgeber Richtlinie ist es für Unternehmen unerlässlich, ein solides Whistleblower System zu implementieren. Nicht nur, um gesetzlichen Anforderungen zu genügen, sondern auch, um eine offene und integre Unternehmenskultur zu fördern.

In der heutigen Geschäftswelt ist Transparenz kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Unternehmen, die Whistleblower und ihre wichtige Rolle im Geschäftsumfeld wertschätzen, sind besser aufgestellt, um ethische Herausforderungen zu bewältigen und einen positiven Ruf in der Branche zu bewahren.

Die hinweisgebende Person erhält einen zufällig erstellten Benutzernamen (Kennung/Token) und wählt dazu ein eigenes Passwort für maximale Sicherheit. Nach Abgabe eines Hinweises kann sie sich in dem anonymen Postfach anmelden und dort mit dem Compliance-Mitarbeitenden kommunizieren – auch weitere Datei-Uploads sind möglich.

Die Kommunikation zwischen der hinweisgebenden Person und der bearbeitenden Person ist dabei vollständig anonymisiert, außer die hinweisgebende Person wählt explizit die Option, ihre Daten anzugeben.

Hinweisgebende Personen und Dritte, die in der Meldung erwähnt werden, werden so anonymisiert, dass es nach außen nicht nachvollziehbar ist, um welche Personen es sich handelt.

Innerhalb von sieben Tagen nach Eingang des Hinweises erhält der Whistleblower eine Eingangsbestätigung. Zudem erhält die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten einen Lösungsvorschlag zum gemeldeten Hinweis, inklusive Maßnahmen, die ergriffen werden sollen.

Hinweise werden prinzipiell schriftlich eingereicht. Per Datei-Upload können außerdem Fotos oder Videos angehängt werden. Für Analphabet*innen besteht auch die Möglichkeit, Sprachnachrichten hochzuladen, um Hinweise abzugeben.

Hinweise können von einer:m Anwalt:in oder Volljurist:in bearbeitet werden, indem die  Zugriffsrechte auf einen Fall übertragen werden.

Anonymität

Die hinweisgebende Person erhält einen Benutzernamen und wählt ein Passwort. Nach Hinweisgabe kann sie über das Postfach anonym kommunizieren oder wählt aktiv die Option, ihre Daten anzugeben.

Schutz der Identität

Hinweisgebende Personen und Dritte, die in der Meldung erwähnt werden, werden so anonymisiert, dass es nach außen nicht nachvollziehbar ist, um welche Personen es sich handelt.

Zugänglichkeit

SoftTec Whistleblow ist online über eine URL erreichbar und somit von allen Geräten einfach abrufbar. Den Link teilen Sie z.B. via Mail, in Ihrem Intranet oder erstellen ein QR-Code, welchen Sie öffentlich machen.

Mehrsprachig

SoftTec Whistleblow ist mehrsprachig verfügbar. So können Hinweise ohne Sprachbarriere gemeldet und bearbeitet werden.

Meldungen

Hinweise werden i.d.R. schriftlich eingereicht. Zudem können Sie Fotos, Videos oder Sprachnachrichten hochladen.

Zugriffsrechte verwalten

Übertragen Sie die Zugriffsrechte an externe Bearbeiter:innen. So kann bspw. ein: Anwalt:in oder Volljurist:in den Fall bearbeiten.

Kategorien

Hinweise können verschiedenen Kategorien zugewiesen werden.

Benachrichtigungen

Sie werden automatisch über alle Änderungen via E-Mail informiert.

Fristen

SoftTec Whistleblow errinert Sie an offene Aufgaben bzw. Fristen via Mail.

Dashboard

Übersichtliche Anzeige über alle Hinweise, (ungelesene) Nachrichten und vieles mehr.

Checklisten

Checklisten bzw. Arbeitsabläufe, die man bis zur Lösung abarbeiten und mit verschiedenen Status versehen kann.

Unbegrenzte Nutzende

Fügen Sie Ihrem System unbegrenzt viele Teammitglieder und Nutzende hinzu.

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